¿Cómo hemos implantado el teletrabajo en Innovae?
9 diciembre, 2020 0

No vamos a entrar en historias para no dormir provocadas por la crisis del Covid-19, todos hemos tenido situaciones complicadas durante estos meses. Hoy lo que vamos a contar es cómo nos hemos adaptado a la situación y cómo hemos implantado el teletrabajo en Innovae. ¿No dicen que las crisis son oportunidades de cambio? ¡Pues nosotros hemos cambiado el método de trabajo a mejor!

En Innovae somos una agencia de marketing y desarrollo TI con sede en Sevilla. Seguro que si nos conoces, ya lo sabes. Tenemos una oficina muy bonita en el Parque Empresarial Nuevo Torneo y somos un equipo multidisciplinar de gente joven pero muy profesional. Nos complementamos muy bien y cada uno tiene su papel y sus funciones bien definidas. Podemos decir que somos una buena máquina donde cada miembro del equipo es engranaje necesario y útil para el resultado perfecto en tiempo y forma.

¿Qué pasó cuando llegó el confinamiento? ¡Nos vimos obligados a teletrabajar! Al principio fue un poco caos, pero gracias a que tenemos bien organizado el método de trabajo pudimos adaptarnos bien y rápido. Además, no somos los únicos. Según la FEDE (Federación Española de Publicidad y Comunicación), el 85’2% de los trabajadores quiere seguir teletrabajando hasta final de año.

¿Resilientes? ¡Seguramente! Y oye, después de haber probado el teletrabajo, le hemos cogido el gusto. ¿Quieres saber cómo nos organizamos para coger ideas para tu oficina? Te lo cuento ahora mismo 😉

¿Qué hacemos en Innovae

para teletrabajar eficazmente?

Es un método que seguimos desde hace varios años, permitiéndonos agilizar la gestión de proyectos. Por tanto, nos permite trabajar colaborativamente en equipo para obtener el mejor resultado de un proyecto.

Scrum consiste en la división de cada gran proyecto en pequeñas tareas o historias de usuario englobadas en una cápsula de tiempo. Este tiempo o «sprint» es el que indica la fecha límite para terminar cada historia de usuario y poder avanzar en el proyecto global. Nos permite tener claro en todo momento en qué fase estamos del proyecto, así como las tareas que cada persona tiene asignadas a cada una de las historias de usuario.

Por ello, cuando llegó el confinamiento, ya utilizábamos una metodología probada y verificada. De hecho, algunos de los miembros de nuestro equipo cuentan con certificaciones oficiales en Scrum. Entonces, solo hemos tenido que seguir haciendo lo que ya hacíamos. Es cierto que Miriam, nuestra Scrum Master, nos ayuda mucho con las dudas que tenemos y poco a poco vamos puliendo entre todos los procesos. ¡Pero cada vez lo hacemos más optimizado!

Para empezar a implementarla en tu empresa no necesitas la certificación, pero sí te recomiendo que leas el libro de los creadores del método. ¡Descubrirás un gran mundo!

Sí, nosotros también nos hemos hecho fans de este formato de comunicación. Y es que además, todos los días tenemos una pequeña reunión diaria que hacemos a través de videollamada. Las utilizamos para todo, además de para las «dailys» (como las llamamos cariñosamente), las empleamos para tener conversaciones rápidas entre nosotros o incluso resolver pequeñas dudas entre compañeros. Ya que no nos vemos físicamente, por lo menos nos vemos de forma virtual, ¿no? ¡Y nos conocemos perfectamente las casas de nuestros compis!

Nosotros empleamos las herramientas de Google, porque utilizamos sus servicios de Gsuite, pero en realidad podríamos hacerlo desde cualquier plataforma.

Lo divertido es que hemos descubierto que puedes silenciar a cualquier miembro del equipo y a Alba le sienta un poco mal que la silenciemos jijijiji 🙂

Aunque necesitamos el paquete Office de Microsoft para vivir (quien te diga que prefiere cualquier otro paquete de ofimática, miente jijiji), es cierto que Google Worksuite nos ayuda muchísimo a compartir conocimientos. Utilizamos carpetas compartidas y documentos que vamos elaborando en conjunto. De este modo, la información fluye y todo tiene mucha transparencia. La única pega es que la Gsuite de Google no tiene las mismas utilidades que el Excel… ¡Qué pena!

Este servicio lo utilizamos para dos cosas principalmente:

  1. Base de conocimiento interna. Ahí recopilamos toda la información necesaria para trabajar en Innovae: manuales, procedimientos, utilidades, apps interesantes, etc. De esta forma, las personas que lleguen nuevas a la empresa lo tienen todo en un mismo lugar y no se pierden. Y los que ya llevamos unos años, lo tenemos ahí para refrescarnos si alguna vez dudamos de algo.
  2. Plataforma de asistencia de clientes. Contamos con una buena cartera de clientes que, cada cierto tiempo, necesita de nuestra ayuda. Para que sea más fácil para ellos, tenemos implementada esta herramienta con nuestro correo para que solo tengan que mandar su problema o sugerencia a través del mail de soporte@innovae.com y se quedará reflejado en la plataforma para que Belén lo tenga todo bajo control. ¡No hay posibilidad de que se quede nada sin contestar!

Esta plataforma nos ayuda a tener todo organizado, desde contabilidad, facturas, presupuestos y devoluciones hasta los procesos de Scrum antes comentados.

Nos permite controlar el horario, tener acceso a los documentos personales de cada uno (contratos, nóminas y demás), pedir las vacaciones, autorizarlas… ¡Todo un mundo en una misma plataforma! Alba es quien más la usa para la contabilidad y la gestión, pero ahora que ya tenemos nuestros perfiles vinculados, Pedro está también muy contento al tenerlo todo en una misma plataforma.

Además, nos permite realizar presupuestos a nuestros clientes (Auxi, esto es cosa tuya jijiji), aceptarlos o rechazarlos, mandárselos al cliente directamente a través del email, convertirlos en facturas… ¡Es una maravilla! También te permite gestionar los embudos de ventas, ir moviendo las oportunidades según el estado e incluso, si tienes el teléfono vinculado a tu ordenador, mandarte la llamada directamente al móvil y realizarla con solo un click. ¡Es un gran ahorro de tiempo!

Por último, pero no por ello menos importante, todos los miembros del equipo Innovae utilizamos Holded para implantar el método Scrum en nuestros proyectos. Podemos crear tareas, historias de usuario, épicas…, y asignarle diferentes estados a la vez que le computamos tiempos de trabajo. De esta forma, optimizamos las tarifas de nuestros servicios comprobando que solo se invierte el tiempo necesario para cada proyecto.

Nuestros técnicos Raúl, Isa y Dani también la utilizan en su día a día y les facilita mucho la gestión de tareas. Sobre todo cuando Celso o Luis son los Product Owners de su proyecto y les ayudan en la optimización de tareas.

¿Y tú? ¿Cómo te has adaptado al teletrabajo? ¿Te han servido alguna de las herramientas que usamos en Innovae?